Suncor diwajibkan secara hukum untuk mengenakan pajak atas transaksi antar perusahaan, termasuk transaksi dengan perusahaan di luar kendalinya. Untuk memenuhi kewajiban ini, Suncor telah mengembangkan solusi Intercompany Tax Automation (ITC) menggunakan SAP Business AI & SAP Build Products.
Namun, pada awal dekade ini, solusi otomatisnya sudah ketinggalan zaman – sebuah keadaan yang meresahkan mengingat kewajiban hukum dan peraturan Suncor untuk membebankan pajak atas transaksi antar perusahaan.
Saat berjuang menghitung nomor pajak berdasarkan kode pajak, serta yurisdiksi, para pekerja terpaksa membuat entri manual ke dalam file Excel sebelum mengunduh item baris pelanggan ke lembar Excel tambahan.
Upaya manual yang membosankan ini sering menyebabkan kesalahan, sehingga mengharuskan karyawan membuang waktu yang berharga untuk mengerjakan ulang angka-angka tersebut. Hal ini memperlambat transfer dana antar perusahaan dan pembayaran vendor serta menambah biaya operasional.
Satu-satunya jalan keluar dari dilema ini adalah dengan mengembangkan solusi yang fleksibel, terukur, dan efisien dalam bentuk solusi Otomasi Pajak Antar Perusahaan (ITC). Hal ini akan memungkinkan Suncor memanfaatkan kemampuan kecerdasan buatan (AI) yang tertanam dan mengelola datanya secara bertanggung jawab.
Menerapkan AI ke dalam praktik
SAP Build Process Automation, misalnya, akan menggabungkan manajemen alur kerja dengan fungsi otomatisasi proses robotik, visibilitas proses, manajemen keputusan, dan peralatan AI tingkat lanjut untuk pemahaman dokumen bisnis.
Tujuan utamanya adalah menerapkan AI dengan menerapkan standar etika, keamanan, dan privasi tertinggi untuk memastikan kepatuhan audit. Pada saat yang sama, risiko yang terkait dengan pengajuan peraturan akan diminimalkan. Prosedur yang disederhanakan akan mengurangi waktu penutupan akhir periode.
Seperti di masa lalu, Suncor akan sangat bergantung pada Business Technology Platform (BTP) SAP, seperangkat alat yang digunakan untuk mengintegrasikan dan menghubungkan seluruh lanskap untuk memenuhi permintaan dan kebutuhan bisnis yang terus meningkat.
Tim dari divisi MaxAttention SAP juga akan bekerja dengan unit khusus Suncor untuk meninjau proses otomasi bisnis secara menyeluruh, menawarkan panduan mengenai solusi yang tersedia berdasarkan praktik terbaik global dan faktor penting lainnya.
“Dari persyaratan awal hingga penerapan akhir, tim (SAP dan Suncor) menunjukkan keahlian teknis, fleksibilitas, dan kemauan untuk bekerja sama untuk menciptakan solusi yang secara sempurna memenuhi kebutuhan bisnis Suncor,” kata manajer proyek Tatiana Cojocaru, dari Suncor's departemen manajemen program.
Bot melakukan pekerjaannya
Setelah proyek diluncurkan, prototipe platform ITC dikirimkan dalam waktu kurang dari empat minggu, dan penerapan dilakukan dalam waktu kurang dari delapan minggu, dimulai pada November 2023.
“Tim SAP MaxAttention menunjukkan tingkat ketelitian yang luar biasa dalam setiap aspek proyek,” kata William Brooks, penasihat dan konsultan pajak untuk Suncor. “Mereka dengan cermat menangani tahap desain, pengembangan, penerapan, pengujian, dan peluncuran. Selain itu, mereka sangat responsif terhadap perubahan, bahkan ketika kami menyimpang dari persyaratan awal.”
Saat ini, siapa pun yang menggunakan solusi ini dapat mengklik tombol untuk memicu agen otomatisasi dan, di latar belakang, bot mengatur tugas dan menghasilkan semua dokumentasi untuk tujuan kepatuhan. Sistem ini telah menghilangkan kesalahan masa lalu, secara akurat menghitung jumlah pajak dari item baris pelanggan dan memposting entri jurnal untuk setiap kode perusahaan untuk pajak penjualan dan pembelian sekaligus membuat faktur PDF untuk kepatuhan audit.
Sorotan utama dari solusi ini adalah memanfaatkan investasi Suncor yang sudah ada di SAP, meningkatkan, dan mengoptimalkan solusi untuk kebutuhan bisnis yang terus berkembang dan menantang dengan nilai waktu yang cepat.
Durasi prosedur sekarang kurang dari tujuh menit – turun dari sebelas jam sebelumnya. Dengan bot tanpa pengawasan yang tersedia untuk merespons pelanggan kapan saja, perusahaan telah melihat peningkatan sebesar 98% dalam waktu eksekusi keseluruhan.
Dalam hal penghematan, Suncor telah mengurangi biaya sebesar $1,8 juta. Pengguna akhir Suncor senang dengan solusi ini, dan tingkat adopsinya sangat tinggi karena berkurangnya intervensi manual dan pemrosesan data yang membosankan; pengguna akhir kini dapat fokus pada tugas-tugas strategis daripada aktivitas validasi data biasa.
Untuk memperoleh nilai bisnis dari otomasi, AI, dan alat-alat kontemporer lainnya, solusi ICT telah menarik perhatian Suncor dari berbagai industri, sehingga perusahaan tersebut ditunjuk sebagai a finalis di Penghargaan Inovasi SAP 2024.
Upacara tahunan ini memberikan penghargaan kepada bisnis dan organisasi yang menggunakan teknologi SAP untuk melakukan perubahan. (Untuk mempelajari lebih lanjut tentang pencapaian Suncor untuk mendapatkan pengakuan yang didambakan ini, lihat Penghargaan Inovasi mereka dek lapangan.)Upacara tahunan ini memberikan penghargaan kepada bisnis dan organisasi yang menggunakan teknologi SAP untuk melakukan perubahan. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang pencapaian Suncor untuk mendapatkan pengakuan yang didambakan ini, lihat Penghargaan Inovasi mereka dek lapangan.